Kontakt do Inspektora Ochrony Danych

Andrzej Chrzanowski
e-mail: daneosobowe@beloil-poland.pl

Dyżur Inspektora Ochrony Danych odbywa się dwa razy w miesiącu, w co drugi piątek.

Klauzula informacyjna klientów/kontrahentów oraz przyszłych klientów

 

Szanowni Państwo!

 

W związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenie dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, że od dnia 25 maja 2018 r. zmienia się sposób przetwarzania Państwa danych osobowych przez Beloil Polska Sp. z. o.o.

Poniżej znajdą Państwo wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z realizacją umów, usług i zleceń handlowych przez Beloil Polska Sp. z. o.o.

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją umów, usług i zleceń handlowych jest Beloil Polska Sp. z o.o.,  z siedzibą przy ul. Leszno 12, 01-192 Warszawa (dalej Beloil Polska).
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Beloil Polska mogą Państwo skontaktować się z nami mailowo: daneosobowe@beloil-poland.pl lub telefonicznie: +48 (22) 622 03 64.
3.  Beloil Polska przetwarza następujące kategorie Państwa danych osobowych:

• podstawowe dane identyfikacyjne,
• dane adresowe dotyczące miejsc realizacji usług np. załadunku i rozładunku,
• dane wynikające z obowiązku prawnego np. przepisów podatkowych i rachunkowych,
• dane kierowców, pojazdów, naczep,
• dane wynikające z wymogów celnych,
• dane klientów i kontrahentów niezbędne do realizacji umów.

4.Państwa dane przetwarzane są:

• w celu zawarcia umowy na podstawie Państwa zainteresowania naszą ofertą (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• do wypełnienia zobowiązań umownych lub wykonania usługi i kontraktów (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• w celu obsługi zgłoszeń które do nas Państwo kierujecie (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• w systemach informatycznych Administratora Danych Osobowych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• w celu kontaktowania się z Państwem na potrzeby zobowiązań umownych (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• do wypełnienia zobowiązań wobec udziałowców takich jak realizacja zleceń handlowych i umów, czynności finansowo kadrowych i statystycznych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• na potrzeby czynności celnych, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów przed klientem lub kontrahentem, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
• w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

5. Jako Beloil Polska dbamy o poufność Państwa danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji, w tym w zakresie infrastruktury informatycznej czy w bieżących sprawach dotyczących naszej działalności jako przedsiębiorcy, jak również podczas realizacji umów, usług i zleceń handlowych dla Beloil Polska, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom usług zaopatrujących Beloil Polska w rozwiązania techniczne oraz umożliwiające prace w systemach IT i zarządzanie naszą organizacją (w szczególności dostawcom usług informatycznych, dostawcom pocztowym);
• dostawcom usług prawnych i doradczych oraz księgowo administracyjnych;
• dostawcom usług transportowych;
• Instytucją Państwowym (w szczególności Urząd Skarbowy, Urząd Celny, ZUS);
• podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np. sądy lub organy ścigania – oczywiście tylko gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną;

6.Beloil Polska Sp. z. o. o. informuje iż do realizacji  umowów niezbędne będzie przekazanie Państwa danych osobowych do Państwa trzeciego będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Republika Białoruś) na którego terenie Komisja Europejska nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych (zgodnie z art. 45 RODO). Republika Białoruś nie posiada na swoim terenie podobnych do Europejskich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

7. Na terenie Republiki Białoruś, Państwa dane będą przetwarzane przez „udziałowców” tj. podmioty:

• Respublikanskoje unitarnoje predprijatije „Proizwodstwiennoje objedinienije” Biełorusnieft”, (RUP „Zjednoczenie produkcyjne „Belorusneft”) Republika Białoruś, 246-003 Homel, ul. Rogaczewskaja 9.

• Zamknięta Spółka Akcyjna „Biełorusskaja nieftianaja kompanija” („Białoruska Kompania Naftowa),  Republika Białoruś, 220-114 Mińsk, ul. Leszczyńskiego 4A-305.

8. Beloil Polska Sp. z. o. o. korzysta ze wspólnego oprogramowania „SAP” ze wspólnikami wymienionymi powyżej. W wyniku czego udziałowcy mają również dostęp do wszelkich informacji dotyczących zamówienia m.in. faktur, umów, informacji kontaktowych, aneksów, pism zawartych w tym systemie.

9. Beloil Polska Sp. z. o. o. informuje iż nie jest w stanie zagwarantować poprawnego zgodnego z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”) sposobu przetwarzania danych osobowych na terenie Państw trzecich.

10. Beloil Polska Sp. z. o. o. nie posiada również informacji o sposobach przetwarzania i bezpieczeństwie danych osobowych na terenie Państwa trzeciego.

11. Informujemy iż, Beloil Polska Sp. z. o. o. nie jest w stanie zagwarantować realizacji praw osób, których dane dotyczą zgodnie z art. 12 – 23 RODO na terenie Państwa trzeciego.

12. Beloil Polska nie jest w stanie również zagwarantować realizacji:

• zasad przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 5 –  11 RODO;
• bezpieczeństwa przetwarzania, o którym mowa w art. 32 Rozporządzenia;
• wywiązania się z obowiązków określonych w art. 33 – 36 Rozporządzenia;
• przekazywania danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych, o których mowa w  art. 44 – 50 Rozporządzenia.”

13. Państwa dane pozyskane w związku z zawarciem umowy przetwarzamy do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy, z zachowaniem okresów wynikających z przepisów podatkowych oraz rachunkowych.

14. W związku z przetwarzaniem przez Beloil Polska Państwa danych osobowych przysługuje Państwu prawo do: dostępu do danych, sprostowania danych, zażądania ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania danych, przenoszenia danych.

15. Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych uprawnień – należy skontaktować się z Beloil Polska poprzez e-mail, telefonicznie lub osobiście w siedzibie Beloil Polska.

16. Informujemy także, że przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

17. Podanie danych w zakresie niezbędnym do podpisania umowy i wykonania usług  oraz danych wynikających z przepisów prawa (np. prawo handlowe, prawo celne, prawo podatkowe) jest obowiązkowe. W pozostałym zakresie dobrowolne. W przypadku nie podania danych niezbędnych do podpisania umowy, wykonywania usług lub danych niezbędnych do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych nie będą mogli Państwo korzystać z usług lub możemy odmówić podpisania umowy.

18.Państwa dane nie są przetwarzane w sposób automatyczny, poprzez tzw. profilowanie.